E-Mail Konto anlegen

Mandant / Einstellungen (Seite E-Mail - Schalter )

Die Einstellungen für den Empfang und den Versand von E-Mails bei Nutzung des CRM-Moduls nehmen Sie in dieser Maske vor.
Über den gleichnamigen Schalter können Sie die eingegebenen Verbindungsdaten vom Programm prüfen lassen.

Hinweis:

Der E-Mail-Client unterstützt die OAuth2 Anmeldeart von Office 365, wählen Sie dafür den Kontotyp "POP3 (Office 365)" bzw. "IMAP (Office 365)", tragen den Benutzer in das gleichnamige Feld ein und klicken auf Verbinden.

Mit dem Eintragen eines Nutzerkürzels im Feld "Privatkonto von" können Sie das Mailkonto als "privat" kennzeichnen und darüber entscheiden, ob diese Mails beim Abruf des Posteinganges mit einbezogen werden.
Somit werden die Mails von privaten Konten im Posteingang/-ausgang nur angezeigt, wenn die Nutzeranmeldung am Programm mit dem im Mailkonto hinterlegten Nutzerkürzel übereinstimmt.

Hinweis:

Wird eine "private Mail" einem Kontakt zugeordnet, ist der Kontakt und die zugeordnete Mail wieder für alle CRM-Benutzer zugänglich.

E-Mails auf dem Server löschen

Ist diese Option aktiviert, werden E-Mails nach Empfang im CRM-Modul auf dem Server gelöscht.

Hinweis:

Beim Einspielen von Datensicherungen kann die Option "E-Mails auf dem Server löschen" aus Sicherheitsgründen zurückgesetzt werden, um zu verhindern, dass bspw. in einer Testumgebung E-Mails abgerufen werden und damit in der echten Installation nicht mehr empfangen werden können.

Die Art der Verschlüsselung kann sowohl für die Kommunikation mit dem POP3- als auch mit dem SMTP-Server eingestellt werden. Programmstandard ist keine Verschlüsselung.

Zusätzlich können Sie für den SMTP-Server einstellen, dass dieser die Login-Authentifizierung verwendet. Das Programm beachtet dies dann beim Verbindungsaufbau zum vorgegebenen Mailserver.

Über den Schalter kann ein bestehendes Konto gelöscht werden. E-Mails mit Journalzuordnung werden nicht mit entfernt.

Signaturen

Im Textfeld können Sie allgemeine oder für den angemeldeten Nutzer spezielle Signaturen erfassen, die Sie beim Versenden Ihrer E-Mails verwenden wollen.
Signaturen, die unter "Allgemein" erfasst sind, werden immer dann verwendet, wenn für den Benutzer keine eigene Signatur hinterlegt ist.
Dabei können Sie den Namen des Mitarbeiters, sein hinterlegtes Bild sowie weitere Mitarbeiterdaten über die zur Auswahl stehenden Platzhalter ersetzen lassen.

Dem Platzhalter "Mitarbeiterbild", bspw. @Bild(0,100,200)@ können drei Parameter zugewiesen werden, die angeben, welches Bild in welcher Breite und Höhe eingefügt wird. Fehlen die Parameter, wird immer das erste Bild (Ordnung = 0) in Originalgröße eingefügt.

Hierzu ist es erforderlich, dass den Mitarbeitern das Nutzerkürzel aus der Rechteverwaltung zugeordnet wird.

Mit dem Schalter "Vorschau" können Sie die aktuell gewählte Signatur mit den korrekt gefüllten Daten testen.

Hinweis:

Sie können Ihre Signaturen über das Kontextmenü mit dem Editor auch im HTML-Format erfassen und somit bspw. ein Bild oder ein Logo mit einfügen.

Ordner

In diesen Einstellungen kann für das E-Mail Konto festgelegt werden, welche Ordner für Entwürfe, Papierkorb und gesendete E-Mails verwendet werden sollen.

Das automatische Anlegen einer Kopie von gesendeten Nachrichten im Ordner "Gesendete Elemente" kann hier optional an- und abschaltet werden.

Hinweis:

Auf dem E-Mailserver angelegte Ordner stehen erst nach einer Synchronisation zur Verfügung.